Kinh nghiệm bổ ích bạn nên biết khi đi thuê văn phòng quận 1 TP.HCM

Văn phòng một mặt là nơi làm việc của nhân viên, mặt khác là bộ mặt, hình ảnh của công ty trong lòng khách hàng. Do đó, việc tìm kiếm được một văn phòng cho thuê quận 1 ở TP. HCM phù hợp với doanh nghiệp là cả một bài toán khó. Từ trước đến nay, thị trường bất động sản Việt Nam luôn trong tình trạng cung thiếu cầu thừa, cho nên người đi thuê văn phòng không có nhiều sự lựa chọn. 

Vậy làm thế nào để thuê được một văn phòng vừa có giá thích hợp, vị trí đẹp, giao thông thuận tiện cho tất cả mọi người đi lại đây nhỉ? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số lỗi thường gặp của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những kinh nghiệm hữu ích để bạn biết được cách phòng tránh trước khi đi thuê văn phòng, đặc biệt là thuê văn phòng ở quận 1.

1. Không có tiêu chí thuê văn phòng rõ ràng

Việc có những tiêu chí được thiết lập chi tiết dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng hơn. Ngoài ra, còn giúp bạn tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng. Khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, do vậy bạn cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của công ty mình. Đâu là những tiêu chí xem xét và có thể bỏ qua được.

2. Mong muốn luôn vượt khả năng chi trả 

Mong muốn vượt quá khả năng chi trả hoặc tâm lý "cố một chút" là khá phổ biến đối với người đi thuê hay mua bất động sản. Với những người có ngân sách tiền thuê 15 USD/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17 - 18 USD/m2/tháng là phù hợp hơn. Nhưng sự thật thì văn phòng 15 USD/m2/tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách 12 USD/m2/tháng. Tâm lý này dẫn đến việc xem xét, lựa chọn bị kéo dài. thậm chí còn ảnh hưởng tới ngân sách của doanh nghiệp. 

3. Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Chi phí cho việc chuyển văn phòng khá tốn kém. Do đó, bạn cần tính toán diện tích thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của công ty trong vòng 3 - 5 năm tới. Được biết rằng, trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho tòa nhà để chấm dứt hợp đồng trước hạn, thì một nửa là do phát sinh nhu cầu tuyển dụng, không đủ chỗ làm việc cho nhân viên. 

4. Tiền thuê văn phòng có phải là một khoản chi phí không?

Tiền thuê văn phòng là một khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho những tiện nghi, tiện ích mà tòa nhà phục vụ. Tuy nhiên, tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác như: Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp; hiệu suất làm việc của nhân viên; thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

5. Không quan tâm đến nhân viên

Khi đi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Để tăng năng suất làm việc của nhân viên thì các vấn đề như khoảng cách đi lại, không gian làm việc cần phải được đặt ra và giải quyết.

6. Dành ít thời gian cho việc đánh giá văn phòng, tòa nhà định thuê

Có một số doanh nghiệp chỉ "xem" văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20 - 30 phút để xem tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Và chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng. Do vậy, để tránh rủi ro, bạn nên xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa theo yêu cầu sử dụng, dành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá, tham khảo những người am hiểu về tòa nhà, lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.

7. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước:

- Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê.

- Ký hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Bạn nên biết rằng, các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo bản hợp đồng và hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc.

8. Không đo lại diện tích 

Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải lúc nào cũng chính xác, cho nên bạn nên kiểm tra lại. Việc chênh lệch về diện tích sẽ tác động tới việc thanh toán. Chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 - 5 năm và đặc biệt là những văn phòng cho thuê tại quận 1 thì con số đó là không hề nhỏ.

9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn

Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 - 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để bạn đàm phán giá, không biết rõ văn phòng có phù hợp với nhu cầu sử dụng, hay là những vấn đề như tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất,...

10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Việc tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm sẽ giúp bạn có đủ thời gian để lựa chọn được công ty làm việc đảm bảo về cả chất lượng và chi phí. 

Trên đây là một số chia sẻ trong quá trình đi thuê văn phòng. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể tìm kiếm được những văn phòng cho thuê quận 1 phù hợp và vừa ý nhất. Chúc bạn thành công!